Gestão de tempo e produtividade: como organizar e administrar suas tarefas

Gestão de tempo e produtividade Ambas devem andar juntas, pois ser produtivo não está relacionado com número de horas trabalhadas, mas sim com resultados gerados durante essas horas.


E o que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é o ato de planejar e executar o controle do tempo e das suas atividades. Para isso, separamos as tarefas em importantes, urgentes e circunstanciais. As tarefas importantes são atividades relevantes e que trazem resultados e benefícios claros para a sua vida. As urgentes são atividades em que o tempo para ser realizado está curto ou esgotado, sendo, algumas vezes, causadas pelo acúmulo de tarefas. Além disso, são atividades que não podem ser previstas, geralmente causando estresse por serem imprevistos. Já as tarefas circunstanciais são o oposto das importantes, sendo atividades desnecessárias ou em excesso, que podem ser reduzidas ou eliminadas.

Quando conseguimos classificar nossas tarefas, conseguimos gerenciar melhor o tempo, priorizar e escolher o que é e o que não é importante.


O que pode fazer você perder seu tempo?

Desorganização: O seu local de trabalho está organizado? Você consegue encontrar tudo o que precisa sem ficar muito tempo procurando?

Procrastinação: Adiar funções é comum. No entanto, acaba se tornando um problema quando impede e diminui a sua produtividade.

Dizer sim para tudo: Gerar atividades em excesso causa sobrecarga, fazendo com que aumente o seu cansaço e consequentemente, diminua a sua produtividade.

Ladrões de tempo: Quanto tempo você passa nas mídias sociais, respondendo mensagens e olhando sua caixa de e-mails? Se distrair nos tempos atuais é muito comum e acaba fazendo com que percamos horas com o celular na mão.

Por outro lado, há desperdícios que mesmo sendo mais difíceis de serem eliminados, podem ser evitados, como conversas paralelas, repasses que poderiam ter sido por e-mail ao invés de presenciais e até relatórios que não terão uma utilização prática.


Como fazer a gestão do tempo?

Administração de tempo vai muito além de série de dicas, pois cada um tem uma rotina e uma forma diferente de lidar com o tempo. Mas alguns pontos são essenciais para começarmos a montar um plano de ação.

A criação de hábitos em junção com o uso de ferramentas de apoio (como smartphone, agenda, computador, bloco de notas, etc.) pode facilitar e organizar melhor todas as suas atividades.


6. Dicas para um plano de ação

1.Anote meteoros de ideias: Meteoros são ideias ou lembranças que temos em momentos imprevistos. Por exemplo, no meio do almoço você lembrou que precisa enviar um e-mail para um cliente e não pode esquecer, anote esse meteoro em alguma ferramenta como, por exemplo:

- Um grupo com você mesmo no Whatsapp;

- Bloco de notas;

- Evernote;

O nosso cérebro não guarda todas as coisas que precisamos, por isso, precisamos anotar tudo o que não podemos esquecer! Dessa forma, quando você estiver com a sua agenda ou em sua sala, poderá realizar sua tarefa!

2. Organize suas tarefas em um calendário: Quando colocamos datas e horários criamos compromisso com as atividades que devemos executar. Os smartphones têm calendários próprios em que podemos organizar todas as nossas atividades, porém, aplicativos como Google Agenda e Outlook também são ferramentas comumente usadas.

3. Diminua suas distrações: Mídias sociais, Whatsapp e e-mails acabam tomando uma boa parte do nosso tempo, nos distraindo. Desabilite as notificações do seu celular, retirando alertas de e-mails e reserve algum momento com tempo específico para checar suas mensagens.

4. Planejamento semanal: Reserve um momento semanal para organizar e planejar suas atividades da semana, verificando atividades pendentes, tarefas pessoais e profissionais. Lembre-se, os planejamentos podem ser modificados ao passar da semana, porém é muito importante criar compromisso com todas as suas atividades.

5.Não seja equilibrista: Não faça várias coisas ao mesmo tempo. Comece uma tarefa depois que terminar a outra. Dessa forma seu foco será melhor. Além disso, saiba dizer NÃO, pois acumular atividades reduz sua produtividade.


6. Faça agora: Não deixe para depois, pois poderá se tornar um item das tarefas urgentes, tomando o tempo que poderia ser usado para outras tarefas.


Não existe uma receita para aprender a gerir seu tempo, porém persista nesses hábitos e tenha constância. Errar e acertar é o que fará você gerir e aprender a ser produtivo.


FONTES: EJ Experience


https://robsoncamargo.com.br/blog/8-tecnicas-de-gestao-do-tempo-e-produtividade


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